اداره کل محترم ثبت شرکتها و موسسات غیر تجاری
ادارات کل محترم ثبت اسناد و املاک استانها

موضوع: نحوه ممیزی مستندات مالی و اسنادی شرکت های تجاری

با عنایت به سیاست ها و برنامه های تحول و تعالی قوه قضائیه و لزوم ایجاد رویه واحد و پیشگیری از جرایم مالی توسط شرکتهای تجاری و مبارزه با فساد و منع ایجاد شرکت های صوری مراتب تمهیدات لازم در زمان ثبت تاسیس و تغییرات بشرح ذیل مورد انتظار می باشد:

۱- صحت سنجی و مطابقت اطلاعات مالی از جمله پرداخت نقدی سرمایه با مستندات بانکی شرکتهای تجاری از طریق سامانه جامع ثبت شرکتها و ممیزی توسط کارشناسان مربوطه انجام پذیرد.

۲- در انواع شرکتهای تجاری که متقاضی ثبت سرمایه غیرنقدی در زمان تاسیس و با افزایش سرمایه هستند می بایست مراتب ارزش گذاری اموال غیر نقد به تایید کارشناس رسمی دادگستری رسیده و به مرجع ثبت شرکتها ارائه شود. (اصلاحی ۱۴۰۱/۸/۲۱)

۳- بر اساس مواد (۱۴۴ و ۲۴۳) لایحه اصلاحی قانون تجارت مصوب ۱۳۴۷، قانون استفاده از خدمات تخصصی و حرفه ای حسابداران ذیصلاح با عنوان حسابدار رسمی مصوب ۱۳۷۲ و آئین نامه اجرائی آن، آئین نامه راهکارهای افزایش ضمانت اجرایی و تقویت حسابرسی مصوب ۱۳۸۸ و آئین نامه نحوه انتخاب حسابرس برای شرکتهای دولتی ۱۳۷۸ و سایر مقررات، ثبت تصویب ترازنامه و حساب سود و زیان صرفا شرکتهای معمول در مقررات مذکور که از طریق ایجاد بستر الکترونیک فی مابین سازمان ثبت اسناد و املاک کشور و دستگاههای مرتبط شناسایی و احصاء می گردند با ارائه گزارش حسابدار رسمی صورت می پذیرد. همچنین ثبت بازرسان و انجام وظایف بازرسی در شرکتهای مشمول از جمله شرکتهای سهامی عام، از میان اعضاء جامعه حسابداران رسمی امکان پذیر می باشد. (اصلاحی ۱۴۰۱/۸/۲۱)

۴- بر اساس بند ۴ بند (س) تبصره ۱۰ قانون بودجه سال ۱۴۰۱ أخذ امضاء از خدمات گیرندگان اداره ثبت شرکتها و مؤسسات غیرتجاری منوط به أخذ تصدیق الکترونیکی از طریق ارسال شناسه (کد) به شماره تلفن همراه اعلامی شخص در سامانه ثنا و ثبت آن در سامانه های مربوط است.

۵- متقاضی ثبت تاسیس شرکتها باید موضوع فعالیت خود را در چارچوب طبقه بندی موضوع فعالیت سامانه جامع ثبت شرکتها مشخص و درخواست کند.

۶- با هماهنگی سازمان امور مالیاتی رصد الکترونیک بدهکاران مالیاتی و ممانعت از ثبت تاسیس و تغییرات این دسته از اشخاص بصورت برخط از طریق سامانه مورد اقدام قرار گیرد.

۷- با توجه به تکالیف قانونی از جمله مواد ۱۱۱ و ۱۲۶ لایحه اصلاحی قانون تجارت وضعیت محدودیت و ممنوعیت قضایی مدیران انواع شرکتها از طریق اداره سجل کیفری قوه قضائیه به صورت برخط از طریق سامانه جامع ثبت شرکتها مورد رصد قرار گیرد.

۸- با هماهنگی اداره کل امور ورشکستگی و تصفیه، از ثبت اشخاص ورشکسته دارای محدودیت بصورت برخط از طریق سامانه جلوگیری به عمل آید.

۹- صحت سنجی اطلاعات اقامتگاه و کدپستی اشخاص حقوقی و مدیران با ارتباط الکترونیک با شرکت پست از طریق سامانه جامع ثبت شرکتها مورد اقدام و از ارائه خدمات ثبتی به اشخاص حقوقی فاقد کدپستی و یا اقامتگاه برابر قوانین و مقررات تا اصلاح اطلاعات جلوگیری به عمل آید ، مطابق آیین نامه پایگاه اطلاعات اشخاص حقوقی با هماهنگی اداره کل ثبت شرکتها و موسسات غیرتجاری تا بروز رسانی اطلاعات شناسه ملی یکتا توسط پایگاه اطلاعات اشخاص حقوقی معلق گردد.

۱۰- سند (آگهی) تاسیس انواع شرکتها که توسط مرجع ثبتی منتشر می گردد یکساله و تمدید و ثبت تغییرات آن منوط به تایید الکترونیک حسب مورد دستگاه متولی اعطای مجوز و سازمان امور مالیاتی و بانک مرکزی است.

۱۱- ارائه هر گونه خدمات ثبتی به شرکتهای ثبت شده از جمله ثبت تغییرات، پلمب دفاتر تجاری، دفتر ثبت تجارتی، مستلزم بروزرسانی اطلاعات در مواعد قانونی و حسب مورد تاییدیه الکترونیکی دستگاه متولی اعطای مجوز و سازمان امور مالیاتی و بانک مرکزی جمهوری اسلامی ایران میباشد. در صورت عدم تسلیم تاییدیه های مذکور، پس از اخطار پانزده روزه از طریق سامانه ثنا و یا پایگاه اطلاعات سازمان ثبت ارائه هر گونه خدمات از جمله خدمات ثبتی، بانکی، مالی، مالیاتی، بیمه ای و گمرکی به آن شخص متوقف می گردد. اعاده آن به وضعیت سابق صرفا با ارائه تاییدیه های مذکور و یا صدور حکم قضایی مجاز است.

۱۲- کلیه الزامات قانونی مربوط به ثبت شرکتها از جمله احرازهای بانکی، مالیاتی و بیمه ای و احراز های هویتی و اهلیتی صرفا از طریق پنجره واحد برخط، غیر حضوری و آنی انجام می شود.

۱۳- اطلاعات اشخاص که در بیش از (۵) شرکت عضو هیئت مدیره می باشند، جهت شناسایی و اعمال مقررات از طریق معاونت توسعه فناوری و خدمات الکترونیک ثبتی، بصورت الکترونیکی به مرکز اطلاعات مالی وزارت امور اقتصادی و دارایی ارسال گردد. نظارت بر حسن اجرای مقررات مذکور بر عهده معاونین امور استاد و توسعه فناوری و خدمات الکترونیک ثبتی، مدیرکل ثبت شرکتها و موسسات غیر تجاری و مدیران کل ثبت اسناد و املاک استانها می باشد. (الحاقی ۱۴۰۱/۸/۲۱)

معاونین امور اسناد و توسعه فناوری و خدمات الکترونیک ثبتی، مدیران کل ثبت اسناد و امالک استانها، مدیرکل ثبت شرکتها و موسسات غیرتجاری، مدیرکل پایگاه اطلاعات اشخاص حقوقی مسئول نظارت برحسن اجرای مقررات مذکور می باشند.

حسن بابایی