کاربرگ حسابداری
کاربرگ حسابداری چیست؟
کاربرگ فُرمی چند ستونی است که برخی اوقات در فرآیند اصلاح حساب‌ها و تهیه صورت‌های مالی مورد استفاده قرار می‌گیرد.
حسابداران معمولاً کاربرگ‌ها را با استفاده از برنامه اکسل تهیه می‌کنند.
همانطور که از نامش پیداست، کاربرگ یک ابزارِ کار برای حسابدار است. کاربرگ یک پرونده دائمی حسابداری یا یک دفتر روزنامه یا بخشی از دفتر کل نیست.
کاربرگ صرفاً یک فرم تکمیلی است که برای سهولت در تهیه ثبت‌های اصلاحی و صورت‌های مالی استفاده می‌شود.
شکل زیر، یک کاربرگ پنج مرحله‌ای را نشان می‌دهد.
نحوه تهیه کاربرگ حسابداری
ما برای آموزش نحوۀ تهیه کاربرگ، از تراز آزمایشی ۳۰ آذر و ثبت‌های اصلاحی در درس اصلاح حساب‌ها استفاده خواهیم کرد.
در زیر هر یک از مراحل تهیه کاربرگ حسابداری را شرح می‌دهیم و نمونه تکمیل شده کاربرگ به صورت زیر است.
مرحله ۱: تراز آزمایشی را در ستون‌های کاربرگ وارد کنید
به یاد بیاورید که هدف از تهیه تراز آزمایشی اثبات مساوی بودن جمع ستون‌های بدهکار و بستانکار است. تراز آزمایشی همه حساب‌های دفتر کل با مانده بدهکار یا بستانکار آنها را فهرست می‌کند.
بنابراین اولین قدم در تهیه یک کاربرگ این است که:
- تمام حساب‌های دفتر کل که دارای مانده هستند را در ستون نام حساب وارد کنیم.
- مبالغ بدهکار و بستانکار را از دفتر کل در ستون‌های تراز آزمایشی وارد کنیم.
تصویر بالا تراز آزمایشی شرکت زرین را در کاربرگ نشان می‌دهد.
مرحله ۲: اصلاح حساب‌ها را در ستون‌های اصلاحات وارد کنید
هنگام استفاده از کاربرگ، تمام اصلاح حساب‌ها را در ستون‌های اصلاحات وارد کنید.
برای وارد کردن ثبت‌های اصلاحی، از حساب‌های تراز آزمایشی استفاده کنید. در صورت نیاز به اضافه کردن حساب، آن را پایین حساب‌های تراز آزمایشی اضافه کنید و ما حساب‌های اضافه شده را با رنگ آبی مشخص کرده‌ایم.
برای هر یک از ثبت‌های اصلاحی یک حروف اختصاص داده‌ایم که به این حروف عطف می‌گویند.
نکته‌ای که باید به آن اشاره کنیم این است که تا زمانی که کاربرگ را تکمیل و صورت‌های مالی را تهیه نکرده‌ایم، ثبت اصلاحی را در دفتر روزنامه ثبت نمی‌کنیم.
ثبت اصلاحی شرکت زرین در ستون‌های اصلاحات کاربرگ به صورت زیر عطف می‌شوند:
الف. یک حساب به نام حساب هزینه ملزومات به کاربرگ اضافه می‌کنیم و آن را ۴.۵۰۰.۰۰۰ ریال بابت ملزومات مصرفی بدهکار و حساب ملزومات را ۴.۵۰۰.۰۰۰ ریال بستانکار می‌کنیم.
ب. یک حساب دیگر به نام حساب هزینه بیمه به کاربرگ اضافه می‌کنیم و برای بیمه منقضی شده، حساب هزینه بیمه را ۱.۵۰۰.۰۰۰ ریال بدهکار و حساب پیش پرداخت بیمه را ۱.۵۰۰.۰۰۰ ریال بستانکار می‌کنیم.
پ. دو حساب به نام هزینه استهلاک و استهلاک انباشته به کاربرگ اضافه نموده و برای استهلاک ماه، هزینه استهلاک را ۲۵۰.۰۰۰ ریال بدهکار و استهلاک انباشته تجهیزات را ۲۵۰.۰۰۰ ریال بستانکار می‌کنیم.
ت. برای خدمات انجام شده، ۹.۰۰۰.۰۰۰ ریال از پیش دریافت کسر می‌کنیم و ۹.۰۰۰.۰۰۰ ریال درآمد خدمات را بستانکار می‌کنیم.
ج. یک حساب دیگر به نام حساب‌های دریافتنی به کاربرگ اضافه کرده و برای خدمات انجام شده اما دریافت نشده، حساب‌های دریافتنی را ۶.۰۰۰.۰۰۰ ریال بدهکار و ۶.۰۰۰.۰۰۰ ریال درآمد خدمات را بستانکار می‌کنیم.
چ. دو حساب دیگر به نام‌های هزینه بهره و بهره پرداختنی به کاربرگ اضافه نموده و جهت بهره وام، حساب هزینه بهره را ۵۰۰.۰۰۰ ریال بدهکار و ۵۰۰.۰۰۰ ریال بهره پرداختنی را بستانکار می‌کنیم.
پس از اینکه تمام ثبت‌های اصلاحی را در ستون‌های اصلاحات وارد کردیم، ستون‌های اصلاحات را جمع می‌زنیم تا مساوی بودن آنها را ثابت کنیم.
مرحله ۳: مانده حساب‌ها را بعد از اعمال اصلاحات، در ستون‌های تراز آزمایشی اصلاح شده وارد کنید
شرکت زرین موجودی اصلاح شده یک حساب را با ترکیب مبالغ وارد شده در چهار ستون اول کاربرگ برای هر حساب تعیین می‌کند.
به عنوان مثال، حساب پیش پرداخت بیمه در ستون‌های تراز آزمایشی دارای مانده بدهکار ۱۸.۰۰۰.۰۰۰ ریال و در ستون بستانکار اصلاحات ۱.۵۰۰.۰۰۰ ریال است و در نتیجه ماندۀ بدهکار ۱۶.۵۰۰.۰۰۰ ریالی دارد که در ستون‌های تراز آزمایشی اصلاح شده درج می‌شود.
برای هر حساب، مانده حساب در ستون‌های تراز آزمایشی اصلاح شده، مانده‌ای است که پس از ثبت‌های اصلاحی و انتقال آنها به دفتر کل، در دفتر کل نشان داده می‌شود.
پس از اینکه شرکت زرین تمام مانده حساب‌ها را در ستون‌های تراز آزمایشی اصلاح شده وارد کرد، ستون‌ها را برای اثبات مساوی بودن آنها جمع می‌زند. اگر مجموع ستون‌ها مساوی نباشد، در نتیجه ستون‌های صورت‌های مالی مساوی نیستند و صورت‌های مالی نادرست خواهند شد.
مرحله ۴: جایگذاری مانده تراز آزمایشی اصلاح شده در ستون‌های صورت‌های مالی
مرحله چهارم، جایگذاری مبالغ تراز آزمایشی اصلاح شده در ستون‌های صورت سود و زیان و صورت وضعیت مالی (ترازنامه) کاربرگ است (هر مبلغ تراز آزمایشی اصلاح شده باید به یکی از چهار ستون صورت مالی تعمیم داده شود).
شرکت زرین حساب‌های صورت وضعیت مالی را در ستون‌های بدهکار و بستانکار وارد می‌کند.
به عنوان مثال، حساب موجودی نقد را در ستون بدهکار ترازنامه و حساب‌های پرداختنی را در ستون بستانکار ترازنامه وارد می‌کند.
شرکت زرین استهلاک انباشته تجهیزات را به ستون بستانکار ترازنامه وارد می‌کند، به این دلیل که استهلاک انباشته یک حساب کاهنده دارایی با مانده بستانکار است.
شرکت زرین حساب سرمایه را به ستون بستانکار ترازنامه انتقال می‌دهد. علاوه بر این، مانده حساب برداشت را در ستون بدهکار ترازنامه وارد می‌کند زیرا این حساب، برداشت مالک با مانده بدهکار است.
شرکت حساب‌های هزینه و درآمد مانند هزینه حقوق و دستمزد و درآمد خدمات را در ستون‌های صورت سود و زیان وارد می‌کند.
مرحله ۵: جمع کردن ستون‌های صورت سود و زیان، محاسبه سود خالص (یا زیان خالص) و تکمیل کاربرگ
اکنون باید هر یک از ستون‌های صورت‌های مالی را جمع کنیم.
- سود خالص یا زیان خالص دوره، تفاوت بین مجموع دو ستون صورت سود و زیان است.
- اگر کل ستون بستانکار از کل ستون بدهکار بیشتر باشد، نتیجه سود خالص است.
در چنین حالتی، همانطور که در تصویر بالا نشان داده شده است، شرکت عبارت “سود خالص” را در عنوان حساب درج می‌کند، سپس مبلغ آن را هم در ستون بدهکار صورت سود و زیان و هم در ستون بستانکار ترازنامه وارد می‌کند. با این کار جمع ستون‌های صورت سود و زیان با هم مساوی می‌شوند.
همچنین ستون‌های صورت وضعیت مالی نیز مساوی می‌شوند.
علاوه بر این، درج مبلغ سود خالص در ستون بستانکار صورت وضعیت مالی نشان دهنده افزایش حقوق صاحبان سهام ناشی از سود خالص است.
اگر جمع ستون بدهکار از جمع ستون بستانکار در ستون‌های صورت سود و زیان بیشتر شود، چه؟ در این صورت شرکت زیان خالص دارد.
در صورت زیان خالص باید مبلغ آن را در ستون بستانکار صورت سود و زیان و ستون بدهکار صورت وضعیت مالی وارد می‌کنیم.
پس از وارد کردن سود خالص یا زیان خالص، جمع ستون‌ها را تعیین می‌کنیم.
جمع ستون‌های بدهکار و بستانکار صورت سود و زیان مساوی هستند و جمع ستون‌های بدهکار و بستانکار صورت وضعیت مالی نیز مساوی خواهند بود.
اگر پس از درج سود خالص یا زیان خالص، ستون‌های صورت سود و زیان یا ستون‌های صورت وضعیت مالی با هم برابر نباشند، در کاربرگ خطایی رخ داده است.
تهیه صورت‌های مالی با استفاده از کاربرگ
پس از اینکه کاربرگ تکمیل شد، تمام اطلاعات مورد نیاز برای تهیه صورت‌های مالی را در اختیار داریم.
- صورت سود و زیان از ستون‌های صورت سود و زیان کاربرگ تهیه می‌شود.
- صورت تغییرات در حقوق مالکانه و صورت وضعیت مالی از ستون‌های صورت وضعیت مالی تهیه می‌شوند.
تصاویر زیر صورت‌های مالی تهیه شده از کاربرگ شرکت زرین را نشان می‌دهد.
- در این مرحله، ثبت‌های اصلاحی در دفتر روزنامه انجام نشده است، بنابراین مانده‌های دفتر کل برخی از حساب‌ها با مبالغ صورت‌های مالی یکسان نیست.
- مبلغ نشان داده شده برای حساب سرمایه در کاربرگ، مانده حساب قبل از در نظر گرفتن برداشت و سود خالص (یا زیان) است. هنگامی که مالک هیچ سرمایه گذاری در طول دوره انجام نداده باشد، مانده حساب سرمایه در کاربرگ همان مانده در ابتدای دوره است.
با استفاده از کاربرگ، شرکت‌ها می‌توانند قبل از ثبت‌های اصلاحی در دفتر روزنامه و انتقال آنها به دفتر کل، صورت‌های مالی را تهیه کنند.
فرمت ستون‌های صورت‌های مالی در کاربرگ با فرمت صورت‌های مالی یکسان نیست، بنابراین کاربرگ تکمیل شده جایگزین صورت‌های مالی رسمی نیست و کاربرگ اساساً ابزارِ کار حسابدار است. شرکت‌ها کاربرگ را بین مدیریت و استفاده کنندگان اطلاعات حسابداری توزیع نمی‌کنند.
آماده سازی ثبت‌های اصلاحی از روی کاربرگ
کاربرگ یک دفتر روزنامه نیست و نمی‌توان از آن برای ارسال به حساب‌های دفتر کل استفاده کرد، لذا برای اصلاح حساب‌ها، ابتدا شرکت باید اصلاحات را در دفتر روزنامه ثبت کرده و سپس به دفتر کل ارسال کنند و برای تهیه ثبت‌های اصلاحی می‌توان از ستون‌های اصلاحات کاربرگ استفاده کرد.
- حروف عطف در ستون‌های اصلاحات و توضیحات مربوط به اصلاحات در پایین کاربرگ به شناسایی ثبت‌های اصلاحی کمک می‌کند.منبع:حسابیار
