وَ هُوَ أَسْرَعُ الْحاسِبِینَ

نقش معاونت مالی در پیشبرد اهداف شرکت:

مقدمه :
در ابتدای امر بایستی خدمت شما عرض شود که به نوعی معاونت مالی ، مدیر ارشد مالی در هلدینگ میباشد ، هر شرکت زیر مجموعه هلدینگ دارای یک هد مالی تحت عنوان مدیر مالی بوده که به همراه روسای حسابداری خود و کارشناسان مالی ، حقوق و دستمزد ، حسابداری مدیریت ، جمعدار اموال ، مالیاتی و غیره … نسبت به انجام امور محوله اقدام مینمایند.
به جهت هماهنگی بیشتر بین مدیران مالی شرکتهای گروه و برنامه ریزی های سازمانی به جهت منابع و مصارف ، برنامه و بودجه و سایر موارد که در ادامه عرض خواهد شد ، معاونت مالی هلدینگ به چارت اضافه شده  و این چنین وظایفی را انجام میدهد. در حقیقت معاونت مالی ، ارشدترین فرد مسئول در حوزه مالی هلدینگ میباشد که سیاست های ابلاغی هیئت مدیره توسط مدیر عامل را اجرایی مینماید.
شایان ذکر است در برخی از مجموعه های به جهت ارتباط موضوع و کارآیی بیشتر ، معاونت مالی و اداری (پشتیبانی) شکل میگیرد که به تبع اضافه شدن وظایف اداری ، مدیر اداری نیز به معاونت به همراه زیرمجموعه های مرتبط افزوده میشود.

جایگاه معاونت :
همانطور که در تصویر ملاحظه میفرمایید و پرواضح است ، معاونت ها (معاونت مالی ، موضوع بحث) زیر مجموعه مستقیم مدیر عامل منتخب هیات مدیره بوده و به تعبیری صاحب اختیار و قدرت در حوزه تخصصی خود میباشند.(تصویر ارائه شده بیشتر جنبه ارائه مطلب بوده و به جهتشفافیت بیشتر درج شده است).
پس در ابتدای کار چنانچه لازم باشد بایستی چارت سازمانی با کمک واحدهای مرتبط بازنگری و اصلاح گردد.(۱)

وظایف معاونت مالی : قبل از پرداختن به وظایف معاونت مالی ، ابتدا به شرح وظایف مدیر مالی می پردازیم.

وظایف مدیرمالی : با یک تحقیق و بررسی اجمالی وظایف مدیران مالی را خواهیم داشت ، که یک هد مالی چه کارهایی را بایستی در راستای اهداف سازمان انجام دهد. به صورت خلاصه و مفهومی برخی از وظایف مدیر مالی عبارتند از:

• هماهنگی امور مالی یک شرکت مانند مدیریت بودجه، پیش‌بینی جریان‌های نقدی، هزینه‌های آینده و … .
• تهیه گزارش‌های حسابداری مانند پیش بینی سود، هزینه‌ها، مطالبات، میزان نقدینگی و … .
• تجزیه و تحلیل روند بازار و رقبا برای گسترش فرصت‌ها.
• تمرکز بر به حداکثر رساندن منابع مالی برای سهامداران شرکت.
• انجام مذاکرات مالی با بانک‌ها و سایر موسسات مالی.
• تدوین برنامه بلند مدت تجاری براساس گزارشات حسابداری.
• پیش بینی روندهای مالی آتی و اقدام بر اساس آن.
• و غیره …

شایان ذکر است که در گام دوم میبایست بازنگری در شرح وظایف و اختیارات مدیر مالی و به تبع آن روسای حسابداری و کارشناسان حوزه  را در دست گرفت و به آن ورود کرد. (۲)
به جهت دور نشدن از موضوع اصلی (نقش معاونت در راستای ارتقای شرکت) ، به عوامل زیر مجموعه مدیریت مالی در این فرصت نمی پردازیم و در زمان خود آن را مطالعه ، ویرایش و بازنگری خواهیم نمود.

عمده وظایف معاونت :

فلسفه وجود معاونت ، پشتیبانی از تیم مالی (به سرپرستی مدیران مالی)  سازمان به واسطه دانش تخصصی بیشتر ، قدرت تصمیم‌گیری و مهم تر از همه اختیارات محوله است. با سپری شدن فرایند شناخت سیستم و مجموعه در مرحله سوم بایستی شرح وظایفی متناسب با هلدینگ مورد بحث تهیه و ابلاغ گردد.(۳)

برخی از مسئولیت‌های حیاتی این حوزه :

پیش بینی و برنامه ریزی:
معاونت مالی از روندهای بازار آگاه بوده و باید بتواند تصویر درستی از آینده ترسیم کند. او همچنین باید با سایر معاونت ها تعامل داشته و برنامه‌های تجاری را به دقت تنظیم کند.

تامین نقدینگی :
نقدینگی کافی برای رفع نیازهای یک کسب و کار ضروری است. حفظ نقدینگی از جمله وظایف وی می‌باشد. حفظ نسبت بین حقوق صاحبان سهام ، بدهی و دارایی ، بر عهده معاونت است.

تخصیص اعتبار :
ترکیب خوب از دارایی‌ها و تخصیص اعتبار، یک تصمیم حیاتی در زمینه امور مالی است که بر سایر فعالیت‌های مدیریتی تأثیر می‌گذارد. پس از جمع آوری وجوه از طریق مجاری مختلف، لازم است وجوه به درستی تخصیص داده شود. هنگام تخصیص وجوه، باید از منابع مالی به نحو مطلوب استفاده گردد. بنابراین تخصیص اعتبار درخصوص فعالیت‌های پیش رو در یک سازمان از دیگر وظایف می‌باشد.

برنامه ریزی برای سود :
سوددهی و برنامه ریزی بلند مدت برای آن، از جمله عوامل ضروری برای بقا هر سازمان است. سود از عوامل مختلفی از جمله قیمت گذاری، رقابت بین شرکت‌ها، مکانیسم عرضه و تقاضا و تغییر شرایط اقتصادی به دست می‌آید. بنابراین، هزینه فرصتی که می‌تواند نوسانات قابل توجهی در سود ایجاد کند را محاسبه نماید.

شناخت بازار سرمایه :
درک روشن از بازار سرمایه یکی از اساسی‌ترین وظایف است.قبل از هرگونه تصمیم برای سرمایه‌گذاری، ریسک‌ها را محاسبه نموده و تا حد امکان کاهش یابد.

مدیریت ریسک :
هر کسب و کاری در برابر خطرات آسیب پذیر می‌باشد. از بلایای طبیعی گرفته تا تغییر در نرخ بهره، عدم قطعیت در قیمت کالاها و سهام، نوسانات نرخ ارز و غیره، همگی خطراتی را برای یک کسب و کار به دنبال دارند. مقابله با این خطرات در قالب استفاده از بیمه یا پوشش ریسک امکان پذیر است. معاونت مسئولیت مراقبت و مقابله با تمام ریسک های تجاری را به عهده دارد و باید ریسک ها را به طور موثر پوشش دهد.

مراحل اجرای کار : (۴)
الف.شناخت
۱- شناخت جامع و کامل از هلدینگ و شرکتهای زیر مجموعه و فرایندهای در حال اجرا در مشهد و شعبات/نمایندگی های داخل و بعضا خارج از شرکت
۲- نشست های هم افزایی با معاونت ها و مدیران شرکتها
۳- مطالعه و بررسی دقیق دستورالعمل ها و آیین نامه های جاری و در حال اجرا
۴- برگزاری جلسات متعدد با کارشناسان حوزه های مختلف سازمان به خصوص حوزه مرتبط و بررسی ظرفیت های عمومی و تخصصی همکارن مخصوصا حوزه مالی
۵- مطالعه و بررسی صورتجلسات و مصوبات هیات مدیره
۶- بررسی صورتهای مالی سنوات گذشته و پرونده/پرونده های مالیاتی
۷- نشست با حسابرس مستقل شرکت و کمیته حسابرسی در صورت وجود
۸- برگزاری جلسه با مشاور مالی/مالیاتی شرکت
۹- بررسی و جمع بندی نقاط ضعف و قوت سازمان

ب.بهبود سیستم ها و روش ها :

۱- جمع بندی موارد و مطالب گردآوری شده در جلسات اتاق فکر
۲- هم اندیشی و همفکری خروجی اتاق فکر با اعضای محترم هیات مدیره (ممکن است در جلسات اتاق فکر اعضای محترم هیات مدیره نیز حضورداشته باشند)
۳- تهیه دستورالعمل و آیین نامه های تکمیلی به جهت حذف نقاط ضعف احتمالی و افزایش قوت شرکت
۴- بهره مندی از نظرات کارشناسی شده مشاوران حوزه ، علی الخصوص حوزه مالی و مالیاتی ، فروش و مطالبات و غیره…
۵- بازنگری و تصویب در هیات مدیره و تهیه مصوبه و صورتجلسه جهت اعمال آنها
۶- توجه لازم به بحث آموزش تخصصی پرسنل و آپدیت بودن همکاران از منظر تازه ترین قوانین و مقررات حوزه شغلی

ج. تطبیق مصوبات با ایده ها و نظرات حین تصویب (بررسی راندمان موضوع) :

پس از دوره گذار و طی طریق نمودن مراحل بهبود سیستم ها و روش ها در بازه‌ی ۳ ماهه یا ۶ماهه بایستی خروجی مباحث با آنچه هدف سازمان بوده مقایسه و آثار ان را بازنگری و مجدد نسبت به ویرایش و تعدیل آن اقدام تا بهینه تر و جامع تر گردد.
توجه : چنانچه استارت کار از اول شهریورماه ۱۴۰۲ انجام شود بایستی حداکثر تا پایان سال دو مرحله “الف” و “ب” اجرا و وارد مرحله “ج” شویم.

د. پیشبرد امور جاری و روزمره شرکت:

شایان ذکر است که به قطع و یقین بایستی به موازات انجام امور توسعه ای فوق که ذکر گردید ، عملیات جاری و ساری شرکت/شرکتها را نیز مدیریت نموده و به مشکلات احتمالی انها بپردازیم ، نمیتوان لوکوموتیو را متوقف کرد چرا که از رسیدن به مقصد عقب میمانیم .
عمده مواردی که بایستی در حین و پس از توسعه با آنها همراهی کرد عبارتند از :
۱- تهیه و تدوین برنامه و بودجه سال ۱۴۰۳ ، چنانچه فرصت و زمان همراهی نماید ، جهت ۳ ماهه چهارم سال نیز بودجه تهیه میگردد.
۲- کنترل نقدینگی و بهره مندی مناسب از آن در جهت تعالی مجموعه
۳- ارتباطات و انجام جلسات با روسای بانکی به جهت استمهال بدهی های حال شده (در صورت وجود) و اخذ تسهیلات با بهره ای مناسب و وثیقه متناسب
۴- بررسی و رسیدگی موجودی انبارهای مواد اولیه ، بسته بندی و قطعات یدکی به جهت تمرکز بیشتر بر موجودی ها (کنترل کف و سقف) و انجام انبارگردانی
۵- بررسی و پیگیری مباحث بهای تمام شده محصولات ، نقطه سربه سر ، حاشیه سود و به تبع آن تلاش در کاهش قیمت محصول ساخته شده
۶- پیگیری مباحث مالیاتی و تامین اجتماعی ( پیش حسابرسی بیمه ای )
۷- بررسی روند وصول مطالبات ، پرونده های مشتریان به جهت تضمین حسن اجرای تعهدات و سوخت احتمالی طلب و … با هماهنگی معاونت محترم بازرگانی/مدیر فروش
۸- کاهش سطح مخاطرات سازمانی با بررسی و تقویت سیستم کنترل های داخلی
۹- انسجام و یکپارچگی سیستم های و زیر سیستم های مالی ، خزانه ، انبار ، حقوق ، اموال ، پرسنلی/کارگزینی ، سامانه های مودیان ، جامع تجارت ، ۱۶۹ فصلی و اظهارنامه و … با هماهنگی واحد IT به جهت کاهش موازی کاری و اتلاف زمان
۱۰- اموال گردانی و کنترل فرایند جمعدار/امین اموال
۱۱- بررسی زیر سیستم حقوق و دستمزد به جهت بهره مندی از قوانین و مقرات تامین اجتماعی و سازمان امورمالیاتی و قوانین داخلی مجموعه
۱۲- بهره مندی مستمر از نقطه نظرات مشاورین مالی ، مالیاتی ، حقوقی ، کار و بیمه ای
۱۳- بررسی وضعیت تخصصی پرسنل مرتبط و آموزش مستمر همکاران و در صورت نیاز حذف و اضافه و ..
۱۴- بررسی بایگانی بهینه اسناد و مدارک و تضامین و غیره… و تمرکز بر استقرار سیستم مکانیزه بایگانی رایانه ای.
۱۴- سایر موارد حسب مورد.

در خاتمه بایستی خدمت شما عزیزان ، همانطور که در ابتدای ارائه ، اشاره کردم ، عرض نمایم که معاونت مالی از طرفی معاون مدیریت عامل منتخب هیات مدیره ، بوده و از طرف دیگر مافوق و تصمیم گیرنده همکاران مالی است ، نقش وی بیشتر و بیشتر در هماهنگی ، تمرکز ، یکپارچگی ، اتحاد و همدلی بین مدیران مالی سایر شرکتهای تولیدی است . دستور معاونت مالی در حوزه تخصصی خود به هر یک از مدیران و  کارکنان زیر مجموعه (حوزه مالی و سایر حوزه ها ) به جهت داشتن اختیارات لازم از جانب مدیریت عامل فصل الخطاب بوده و بایستی صورت پذیرد ، هر چند که شاید مورد پسند برخی از همکاران نباشد.

قصد ورود معاونت مالی به مجموعه های بزرگ و یا در حال بزرگ شدن در حقیقت برداشتن باری از دوش مدیریت عامل میباشد ، به عبارتی دیگر وقتی سازمان ها بزرگ و بزرگتر میشوند دیگر فرصت و مجالی مناسب برای مدیریت باقی نمیماند که بخواهد در تمامی حوزه های تخصصی ورود نماید ، بنابراین با مصوبه هیات مدیره ، معاونان به مجموعه پیوسته و در حوزه تخصصی خود ( بازرگانی ، فنی ، منابع انسانی ، فناوری اطلاعات ، مالی  و غیره … ) با فرصت و مجالی کافی و صد البته تخصصی تر کاری تیمی را شکل داده و ایفای نقش نمایند.

معاونت مالی قرار نیست که امرخارق العاده فراتر از تصور در مجموعه انجام دهد ، بلکه وی با پتانسیل هایی که در اختیار دارد ، عامل نظم و انظباط و هماهنگی بیشتر بین مدیریت عامل و همکاران مرتبط در راستای سیاست های شرکت به جهت کاهش هزینه های نامرتبط و افزایش سود آوری و استفاده مناسب از نقدینگی ، فروش محصول و وصول مطالبات ، تامین به موقع مواد اولبه ، تجهیز ماشین آلات و غیره…  با کمک سایر معاونت ها میباشد.
برای مثال در شرایط تورمی کشور استفاده بهینه از وجوه نقد در خرید مواد اولیه ، قطعات لوازم یدکی ، توسعه و آبادانی (با توجه به دِمُدِ نشدن و تاریخ انقضاء و …) به مراتب تدبیری عقلایی بوده و چه بسا با ایجاد بدهی برای خود از طریق تامین کنندگان ، بانکها ، استقراض و وصول صحیح و به موقع مطالبات به این امر بپردازیم.(در نگاه اول به تراز شرکت با دیون و تعهدات خیلی زیاد و نقدینگی خیلی کم ، شاید جالب به نظر نرسد اما با عنایت به سرفصل موجودی مواد و کالا و دارایی های ثابت ، ابهام اولیه مرتفع میگردد.)